ডিজিটাল যুগের ডিজিটাল কর্মক্ষেত্রের সবচাইতে পরিচিত শব্দ হয়ে দাঁড়িয়েছে ‘ইমেইল’। সাক্ষাতে বা ফোনালাপে মৌখিক আলোচনা সারা হলেও ‘একটু মেইলটা চেক করেন’ কথাটি চেনা বুলিতে পরিণত হয়েছে। তবে এই মেইল কিন্তু আমাদের নিত্যদিনের আলাপচারিতার মতো অত আটপৌরে হলে হয় না, তার রয়েছে কিছু ভারিক্কি চাল। অনেকসময় সেই লিখিত বিষয়ের অলিখিত নিয়মগুলো না জানা থাকলে পড়তে হয় ঝামেলায়, পোহাতে হয় অনেকটা ঝক্কি।
অপরপক্ষ থেকে বিরূপ মন্তব্যও শুনতে হতে পারে এমন অজ্ঞানতায়। তাই এমন অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতি এড়ানোর জন্যই আজকের লেখায় আলাপ হবে প্রাতিষ্ঠানিক মেইল লেখার মৌলিক কিছু নিয়ম নিয়ে। শুধু চাকরি ক্ষেত্রে নয়, শিক্ষাজীবন কিংবা চাকরির খোঁজরত অবস্থায়ও লিখতে হয় এমন অনেক মেইল। তাই আগে কোনো অভিজ্ঞতা না থেকে থাকলে প্রাতিষ্ঠানিক মেইল লেখার এই নিয়মগুলো অনেকটাই সহজ করে দেবে আপনার নিত্যদিনের রুটিন। মেইলবক্স খুলে সাতপাঁচ না ভেবে আপনি লিখে ফেলতে পারবেন কাজের সবটা কথা, খুব সহজে।
সাবজেক্ট
প্রতিটি মেইল লেখার শুরুতে প্রাপকের মেইল অ্যাড্রেসের পরবর্তী ধাপটি হচ্ছে ‘সাবজেক্ট’ বা বিষয়। এই জায়গাটিতে খুব বেশি কিছু লেখার সুযোগ নেই। খবরের কাগজের শিরোনামের মতো মেইলের এই ‘সাবজেক্ট’ অংশটি। প্রাপক যেন এই অংশটি তার ইনবক্সে দেখেই এর তাৎপর্য সম্পর্কে ওয়াকিবহাল হতে পারেন, সেকথা মাথায় লিখে এটি লিখতে হবে। এবং এর ভাষা হতে হবে তথ্যবহুল তবে সংক্ষিপ্ত।
সম্বোধন
মেইলটি যাকে লেখা হচ্ছে, তার সম্বোধনের ক্ষেত্রে সতর্ক হওয়া খুবই জরুরি। প্রাপকের পছন্দের লৈঙ্গিক পরিচয়, পদবী ইত্যাদি জানা থাকা ভালো। সম্পর্কভেদে সম্বোধন বিভিন্নভাবে করা যেতে পারে। শুরুতে ‘প্রিয়’ লিখবেন না ‘শ্রদ্ধেয়’- তা পরিস্থিতিভেদে আলাদা হবে। এছাড়া, মেইলটি একবচনে যাচ্ছে না বহুবচনে, সেটির উপরও নির্ভর করবে সম্বোধনের প্রকৃতি।
ভাষা
মেইল ইংরেজি/বাংলা দুই ভাষাতেই হতে পারে। এক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব নিয়মাবলী মেনে চলতে হবে। তবে দুই ভাষায় মেইলের ক্ষেত্রেই মেনে চলতে হবে কিছু নিয়ম। সেন্টার ফর গর্ভন্যান্স স্টাডিজ-এর প্রোগ্রাম অ্যাসিস্ট্যান্ট সুমাইয়া জাহিদ নিজের অভিজ্ঞতা থেকে জানান,ঊর্ধ্বতন বা অধঃতন যাকেই মেইলটি পাঠানো হোক না কেন, সরাসরি আদেশের সুরে না লিখে যেন অনুরোধের রেশ থাকে, সে বিষয়ে সচেতন থাকতে হবে।
কাজের কথা
ব্যক্তিজীবনে মেইল খোশগল্প করার মাধ্যম হতেই পারে, তবে কথা যখন প্রাতিষ্ঠানিক ক্ষেত্র নিয়ে, তখন সে সুযোগ একেবারেই নেই। তবে সরাসরি কাজের কথায় চলে যাবার আগে এক বাক্যের শুভেচ্ছাবাণী দেয়াটা সৌজন্যের মধ্যে পড়ে। মেইল প্রাপককে শুভেচ্ছা জানিয়ে তার পরের বাক্য থেকে মেইলের প্রকৃত উদ্দেশ্য জানানো যায়।
পরিশেষে
যে বিষয়েই মেইলটি লেখা হয়ে থাক না কেন, অবশ্যই প্রাপককে ধন্যবাদ ও শুভেচ্ছা জানিয়ে তা শেষ করতে হবে। বিষয়টি মোটামুটি লিখিত সাক্ষাতের মতো। শুরু ও শেষটা তাই সেভাবেই করতে হবে। সমাপনী শুভেচ্ছার পর আসে প্রেরকের স্বাক্ষরের বিষয়টি। মেইলটি কে পাঠাচ্ছেন, তা যদিওবা ঠিকানা দেখেই বলে দেয়া যায়, তবু প্রাতিষ্ঠানিক মেইল সংক্রান্ত আদবকায়দার মধ্যে এটি অন্যতম। এই স্বাক্ষরটি চাইলে আগে থেকেই ‘ডিফল্ট সিগনেচার’ হিসেবে সেভ করে রাখা যাবে, নয়তো প্রতিবার নতুন করে লিখতে হবে। বাড়তি ঝামেলা এড়ানোর জন্য আগে থেকে সেভ করে রাখাই ভালো।
সুমাইয়া বলেন, “একটি প্রাতিষ্ঠানিক ইমেইলের শেষে অবশ্যই ডিজিটাল স্বাক্ষর বা সিগনেচার থাকা জরুরি এবং তাতে অবশ্যই মেইল প্রেরকের পদবী এবং যোগাযোগের তথ্য থাকতে হবে”। যোগাযোগের ক্ষেত্রে সাধারণত মোবাইল নাম্বার বা ইমেইল অ্যাড্রেস অথবা দুটোই যুক্ত করা হয়। কোনো কোনো ক্ষেত্রে যে প্রতিষ্ঠানে কাজ করছেন, সেটির লোগো ব্যবহার করলে আরো ভালো দেখায় এবং প্রেরকের প্রাতিষ্ঠানিক পরিচয়টি ব্যক্তি পরিচয়ের চেয়ে অধিক লক্ষণীয় মনে হয়।স্বাক্ষরের ক্ষেত্রে আরেকটি বিষয়েও খেয়াল রাখা দরকার। প্রাতিষ্ঠানিক মেইলের ক্ষেত্রে যাতে ঝকমারি ফন্টের ব্যবহার না করাই শ্রেয়। ইংরেজি বা বাংলা যে ভাষাতেই মেইলটি লেখা হোক না কেন, তা মেদবর্জিত হলে ভালো।
অনিন্দিতাচৌধুরী বর্তমানে ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের গণযোগাযোগ ও সাংবাদিকতা বিভাগের শিক্ষার্থী।
anindetamonti3@gmail.com
